Définition du flex-office
Le flex-office est un mode d’organisation basé sur le principe de partage et de mutualisation des espaces de travail. Il accompagne une nouvelle culture de collaboration, de management, et de création de valeur en favorisant la rencontre entre les collaborateurs et en améliorant la qualité de vie au travail.
Ainsi, dans une organisation en Flex Office, il n’y a pas de bureaux fixes et attitrés sur le lieu de travail mais des open spaces et les salariés choisissent la place/l’espace dans lequel ils souhaitent travailler.
Comment mettre en place le flex-office ?
La mise en place du flex-office nécessite de déployer les outils indispensables à l’efficacité collective. Il faut notamment des solutions de communication simples, sûres, et adaptées à toutes les situations.
Un des facteurs clés de succès repose sur le mode de management intermédiaire et sa capacité à animer ses équipes en présentiel comme en distanciel. Ce changement de paradigme passe forcément par la « case formation ».
Comme dans toutes les stratégies de changement, il est indispensable de monitorer et suivre des KPI’S qui permettent d’évaluer les écarts entre la situation initiale et l’organisation cible.
Nous sommes dans un environnement dynamique pour lequel le plan d’action s’adapte régulièrement. Le choix des outils sera primordial.
À quels besoins répond le flex-office (flex desk) ?
Le flex-office est une des réponses aux nouveaux modes d’organisation induits par le télétravail : mécaniquement un jour de télétravail libère 20% des bureaux, pour deux jours c’est 40%, …Les impacts sont multiples, ils touchent les coûts immobiliers et détériorent l’empreinte environnementale (pourquoi climatiser des bureaux vides ?).
Il répond donc aux besoins de prises en compte des nouveaux modes de collaboration, d’optimisation immobilière, et de réduction de l’impact écologique de l’entreprise.
Les avantages du flex-office
Améliorer l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle
Plus de temps pour ses proches sans sacrifier son engagement professionnel ! Concilier la vie personnelle et professionnelle, c’est aussi l’un des avantages du flex-office. La version ultime du flex-office ouvrirait vers des travailleurs nomades pouvant emporter leur travail partout où ils le souhaitent en fonction de leurs besoins (chez un client, dans un tiers-lieu, dans sa résidence secondaire, …).
Se sentir plus épanouis
Il s’agit de créer un espace de travail qui offre aux collaborateurs la flexibilité de choisir quand, où et comment ils travaillent. Des conditions de travail agréables qui stimulent la rencontre, la créativité et les échanges entre collaborateurs.
Développer son réseau et privilégier la communication informelle
Le travail à distance a mis à jour l’importance de la rencontre fortuite et des discussions informelles. La sérendipité (1) devient un levier d’intelligence collective. Bon nombre de décisions sont prises autour de la machine à café et diminuent l’intensité de la « réunionite ».
(1) Sérendipité : Capacité, aptitude à faire par hasard et à en saisir l’utilité.
Les inconvénients et les points d’attention du flex-office :
Une source de frustration
Il est encore proche le temps où chaque collaborateur disposait d’un bureau individuel, voire d’un bureau fermé, agencé et décoré selon le bon goût de chacun, entre plantes vertes et photos des dernières vacances. Dans certaines entreprises la taille et l’équipement de bureau était un signe de pouvoir et / ou de réussite. L’arrivée du flex-office peut brouiller ces références et générer des frustrations à prendre en compte. La communication autour des bénéfices sera clef (impact environnemental, corollaire du télétravail, …), et une bonne orchestration de l’organisation quotidienne avec une application de réservation favoriseront l’adoption par les collaborateurs.
Une concentration individuelle parfois difficile
Partager le lieu de travail est l’occasion de multiplier les échanges entre individus. C’est aussi en pratique l’addition de comportements individuels qui peuvent être hétérogènes. Certains collaborateurs sont plus bruyants que d’autres, ils passent aussi parfois des appels sans penser à s’isoler ou tout simplement à parler moins fort, ce qui peut gêner la concentration des autres collaborateurs. Là encore, la communication est primordiale, et la mise en place d’une charte de bonnes pratiques est vivement conseillée.
L’occupation permanente du même poste de travail
Si la stratégie de l’entreprise est de privilégier le mouvement des collaborateurs dans ses bureaux, il faudra porter un point d’attention particulier aux collaborateurs qui « privatisent » certaines zones. Pour autant, il ne s’agit pas non plus d’être inflexible dans la mise en œuvre du flex-office. Dans certains cas, dans certains services, avec certains résidents, ou lorsque des postes de travail bénéficient d’un équipement spécifique, l’affectation d’une place déterminée peut aussi s’avérer pertinente.
Une organisation rigoureuse
Le flex-office relève de la gestion des flux de présence en temps réel dans un espace dans lequel le nombre de bureaux est limité. L’équation à résoudre est de garantir à chaque collaborateur un espace de travail adapté à ses missions, en limitant le nombre de places inutilisées. Cette activité de planification peut s’avérer risquée, longue et fastidieuse pour les managers s’ils n’ont pas d’outils adaptés. L’enjeu demeure bien entendu l’engagement individuel du collaborateur et sa contribution au collectif. Permettre aux résidents de réserver leur espace de travail à l’avance leur apporte plus de sérénité : ils savent où ils vont travailler, et qui seront leurs voisins.
Comment Be Nomad vous accompagne dans votre flex-office ?
Avec son application simple et intuitive, Be Nomad permet aux entreprises de gérer entre présence sur site et télétravail. En réservant un espace pour venir sur site, chaque collaborateur devient acteur de ce nouveau mode de travail.
