Le flex-office est adopé par de plus en plus d’entreprises pour aligner leur organisation avec le télétravail, les contraintes budgétaires, énergétiques et environnementales. Pour les managers, animer leur équipe en flex-office et à distance fait naître de nouveaux défis à relever pour stimuler la création de valeur collective.
Tour d’horizon sur les bonnes pratiques managériales pour réussir la mise en place du flex-office.
Flex-office : Les bonnes pratiques managériales
Afin d’optimiser l’organisation en flex-office, voici les pratiques managériales qui ont prouvé leur efficacité.
1. Communiquer clairement
Communiquer avec les équipes en toute transparence sur les raisons de la mise en place du flex- office, les changements induits, les avantages et les points d’attention.
2. Accompagner les collaborateurs
Accompagner les collaborateurs dans la transition vers le flex-office en mettant à leur disposition les outils adaptés au travail hybride (ordinateurs portables, téléphones mobiles, applications de communication,…).
3. Encourager la flexibilité
Plus d’un tiers des salariés se sentent stressés et dépassés par une charge mentale importante (source : étude JLL 2022). Le flex-office permet de prendre en compte les besoins individuels des collaborateurs : par exemple ceux qui arrivent plus tard, ceux qui sont disponibles le vendredi, ou ceux qui doivent récupérer leurs enfants à l’école, etc. Bref, le flex-office jumelé au télétravail facilite une meilleure harmonie entre la vie professionnelle et la vie personnelle. En les encourageant, vous aider les collaborateurs à mieux vivre leur quotidien.
4. Évaluer régulièrement les résultats
Évaluer régulièrement l’impact du flex-office pour être au plus près des individus. Qu’est ce qui ressort de positif, quels sont les « pain-points » à prendre en compte ? Voici quelques indicateurs qui peuvent vous aider :
-
- Baromètre de satisfaction des employés : mesurer la satisfaction des collaborateurs et leur état d’esprit avec un « mood-board », un NPS (Net Promoter Score), ou tout simplement en leur demandant de noter certains items (facilité à trouver une place, climat social, …). Au-delà des résultats obtenus, ce qui sera déterminant c’est la variation des notes dans le temps. Vous disposez ainsi d’un outil efficace pour comprendre et analyser, mettre en place vos plan d’actions, et surtout évaluer l’impact de vos actions pour confirmer que vous êtes sur la bonne voie.
-
- Taux d’occupation des bureaux : mesurer le taux d’occupation des bureaux pour évaluer l’utilisation optimale des ressources. Quelles sont les zones qui sont appréciées et celles qui le sont moins? Sur cette base, vous pouvez faire évoluer l’agencement de vos locaux.
-
- Suivi budgétaire : comparer vos coûts réels avant et après la mise en place du flex-office, pour chiffrer les économies réalisées par exemple sur l’énergie, le transport, les espaces de bureau.
Les points de vigilance pour réussir le flex-office
Bien que le flex-office puisse offrir de nombreux avantages, il y a également des points de vigilance à prendre en compte :
L’occupation des espaces de travail en fonction des jours
L’un des éléments clés à prendre en compte est le taux d’occupation des espaces de travail. Utilisez des outils qui vous permettent de visualiser et de quantifier quels sont les jours de forte présence et ceux où l’occupation est plus faible. Vous pourrez ainsi lisser la présence des collaborateurs et rendre vos locaux plus conviviaux, propices aux échanges, et finalement plus attractifs. Des bureaux vides le lundi et « surpeuplés » le mardi ne donnent pas vraiment envie de revenir sur site.
L’implication des collaborateurs dans la mise en place du flex-office
Les collaborateurs doivent être informés des objectifs du projet, intégrés dans la réflexion pour qu’ils deviennent acteurs du changement. Leur niveau d’engagement sera déterminant pour la réussite durable du projet.
